Por Prof. Ramiro Rodrigues.
Olá pessoal!
Depois do post sobre como conseguir o termo de aceite de um cliente externo, falaremos neste texto as características e estratégias para conseguir o termo de aceite de um cliente interno, ou seja, do colega que atua na mesma organização que você.
Para tal, vale lembrar que o processo de Verificação do Escopo do PMBoK não diferencia a origem do cliente (externo ou interno); – de igual forma, a boa prática orienta que ao menos um aceite seja obtido e formalize a aprovação pelo cliente das entregas feitas pelo seu projeto.
A questão passa pelo o que diz a metodologia de projetos da sua organização. Se a mesma rezar que o cliente (ou aquele a quem o patrocinador delegar a responsabilidade) deve assinar um termo de aceite formal ao término do projeto, resolvido! Não há muito que se preocupar senão concentrar-se em executar seu projeto com o máximo de eficácia possível.
Para vencer resistências de clientes inseguros que hesitam em se comprometer com a assinatura do documento da metodologia, vale a mesma estratégia dos quatro passos descrita no artigo anterior (www.arbache.com/blog/2013/10/prepara%C3%A7%C3%A3o-do-terreno-como-conseguir-o-termo-de-aceite-de-um-cliente-externo.html) que consistem em preparar o cliente com antecedência e fazê-lo acreditar que está tendo controle do movimento.
A situação complica quando a metodologia de projetos não exige um documento formal assinado ou mesmo, quando não há metodologia de projetos na organização.Este cenário traz uma grande armadilha organizacional para os líderes de projetos. Pois projetos não terminados formalmente tendem a repetir a fábula do pássaro Fênix[i];- ou seja, podem voltar a ter requisitos de trabalho requeridos uma vez que nada assegura à equipe do projeto que o mesmo terminou mesmo passado um tempo relevante. Agora imaginem o que significa precisar voltar a executar um projeto meses (ou até, anos) depois considerando que fatalmente não há mais recursos alocados, cronograma e orçamento disponíveis para executar o resquício que surgiu? Para coroar, é bem provável que você já esteja completamente envolvido em outras atribuições e talvez nem se recorde bem do contexto completo daquele projeto. Isto tudo, porque não há nada que respalde a liderança do projeto que houve, em algum tempo passado, um acordo firmado sobre o trabalho encerrado.
A estratégia mais eficaz para não cair nesta armadilha e ficar respaldado para situações futuras é, em não existindo um procedimento da organização que lhe suporte, produzir um documento próprio de aceite informal; – um texto simples que descrevam as macro entregas do escopo do projeto e enviar ao seu cliente via papel impresso ou e-mail (dependendo do que for melhor para o cenário), mas tendo o cuidado de incluir um texto que deixe claro que as partes (você e o cliente) estão de acordo que as entregas citadas foram realizadas com a qualidade desejada.
Um simples “Ok”como resposta será o bastante para arquivar o documento e proteger-lhe de uma ressureição indesejada.
Um grande abraço, Ramiro Rodrigues
[i] Ave da mitologia grega que morria, entrava em autocombustão e, passado algum tempo, renascia das próprias cinzas.
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