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Preparação do Terreno: – Como Conseguir o Termo de Aceite de Um Cliente Externo?

Conseguir o desejado “de acordo” de seu cliente de que o projeto está finalizado, costuma ser um dos momentos mais delicados da execução de um trabalho para consultorias e prestadores de serviços para clientes externos. Isto, normalmente, pelo fato de que ao concordar com término do projeto o cliente sabe que, além de autorizar o pagamento final do projeto, também está concordando que não há mais pendências e que seu prestador de serviço não mais irá atender-lhe quanto ao escopo daquele projeto.

O processo de verificação do escopo tem como conceito o processo que atende as necessidades de formalização da aprovação das entregas finalizadas do projeto. Dentre outros objetivos, o processo sugere que sejam feitas aprovações progressivas conforme as entregas parciais do escopo acontecem. Este processo se bem planejado e aplicado, de fato, é eficaz e ajuda a minimizar o peso do termo de aprovação final. De toda forma, a pressão residual para ambas as partes – cliente e realizador do projeto sobre o aceite final ainda é muito grande.

A estratégia que desenvolvi ao longo de anos de trabalho em consultorias de serviços foi a que convencionei de preparação do terreno. Esta estratégia possui quatro momentos que precisam estar bem distribuídos no tempo próximo ao encerramento do projeto para aumentar suas chances de um encerramento sem traumas. Vamos a elas:

1º. momento – Ao enxergar a proximidade com o término do projeto, iniciava uma conversa – preferencialmente presencial, com o responsável por dar o aceite do projeto de que o término está visível e que em outro dia, eu enviaria um exemplo deste documento apenas para visualizar.

2º momento – De fato, ao avançar um pouco mais na direção do término, enviava o termo de aceite o mais próximo possível da versão final sobre o pretexto de ser um draft.

3º momento – Dado o devido tempo para que o cliente pudesse “digerir” o draft enviado, entrava em contato para saber o que ele achou do documento e, aparadas eventuais arestas, informava que iria enviar a versão final em uma data próxima e específica.

Último momento – Envio a versão final do aceite combinando a data de recolhimento do mesmo e, se cabível, uma sugestão de evento de encerramento.

É lógico que estamos falando de um projeto que conseguiu atingir seus objetivos com bom grau de sucesso. Mas, mesmo os projetos que tiveram de ser abortados ou com baixo grau de sucesso ao término devem ser formalmente encerrados. Assim, boa parte desta estratégia pode ser replicada sempre que o fim estiver eminente.

No próximo post, falaremos das características do termo de aceite para clientes internos.

Um grande abraço, Ramiro Rodrigues