Muitos autores tratam o feedback como uma crítica construtiva, uma mensagem a uma pessoa a respeito do modo como atua e de como esta atuação o afeta nos demais processos e resultados da empresa. Nesse sentido é um mecanismo que aproveita o relacionamento interpessoal como uma oportunidade para o desenvolvimento.
Macêdo et. Al. (2005), apresentam algumas etapas que um líder, ou a pessoa responsável pelo feedback devem seguir para aumentar a efetividade desse momento:
a) Analisar a situação, antes de iniciar a reunião;
b) Praticar a comunicação assertiva, concentrando-se nos aspectos mais importantes que devem ser modificados;
c) Mostrar comportamentos a serem alterados, evitando comentários sobre valores, crenças pessoais, nível de educação;
d) Fazer uma autocrítica após a reunião de feedback, verificando se o objetivo da reunião foi atingido e se tudo transcorreu como esperado. Também é válido estabelecer o que fará diferente da próxima vez.
A realização de um feedback não é uma tarefa fácil, portanto, o responsável por essa tarefa deve estar preparado, fazendo uma auto-análise e organizando os fatos a serem tratados. O estabelecimento de resultados dessa tarefa também devem estar presentes, pois não há como aplicar um feedback se não ouver efetivamente um objetivo a ser esperado.
Leme (2007) nos oferece dois tipos de realização de feedback:
a) Feedback do dia-a-dia, deve ser realizado diariamente, corresponde ao período de execução de uma meta, onde o papel do responsável pelo feedback deve ser o de monitorar e controlar os resultados e, quando necessário identificar possíveis rotas a serem corrigidas. Esse processo é ativo e demonstra uma maior responsabilidade do responsável pelo feedback pelo acompanhamento do processo. Além de corrigir eventuais desvios de rotas, o responsável pelo feedback também tem o papel de incentivar e motivar seus colaborados, contribuindo para um clima organizacional favorável. Identificado a necessidade do feedback, o responsável deve realiza-lo no momento oportuno e com foco no que necessita ser tratado.
b) Feedback como devolutiva de uma avaliação é realizado após um processo formal de avaliação realizado pela empresa (avaliação de desempenho). O feedback dos resultados desse processo de avaliação deve ser estruturado, contendo objetivos específicos e pré-definidos. Na maioria das vezes o feedback deve ser realizado pelo gestor, por conhecer a realidade e o colaborador, em outros momentos, é aconselhável um profissional externo, como um coach, ou um profissional de RH. A pessoa responsável por esse feedback deve estar preparados em duas dimensões: primeiro entender o instrumento de avaliação utilizado; segundo realizadas o feedback de forma apurado e de modo estratégico (é diferente do feedback do dia-a-dia). Nesse caso a devolutiva deve promover uma mudança com foco na melhoria contínua dos indicadores da avaliação que necessitam melhor performance.
ARBACHE, Ana Paula. Aspectos Comportamentais. Material Didático. MBA de Gestão Empresarial. Fundação Getúlio Vargas. São Paulo, 2009
LEME, Rogério. Feedback: para resultados na gestão por competências pela avaliação 360. Rio de Janeiro. Qualitymark, 2007.
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