Por Alexandre Zoppa, PMP, SpP, MSP Foundation
Para este artigo escolhi um tema que nem sempre é bem compreendido pelas pessoas envolvidas no gerenciamento de projetos. Principalmente pelos que estão começando nessa área: os conceitos e diferenças entre projetos, sub-projetos, programas e portfólios nos projetos.
Vamos começar com o conceito mais fácil no gerenciamento de projetos: portfólio. Segundo o PMI, um portfólio é um conjunto de projetos, programas, sub-portfólios e operações, gerenciados como um grupo para atender objetivos estratégicos da organização.
Os componentes de um portfólio podem, ou não, ter relação entre si, e são definidos visando a realização das estratégias da organização naquele período. O gerenciamento de portfólio visa garantir que os projetos e programas que o compõem sejam realizados dentro de uma prioridade definida pelos objetivos estratégicos.
Tendo em vista a importância de ter os principais recursos necessários para a sua realização, afinal, eles precisam estar disponíveis quando forem necessários!
O conceito de projeto no processo de gerenciamento de projetos
Fato é que é um conceito bem conhecido por todos nós. Segundo o PMI, projeto é um empreendimento temporário (cujo início e termino são definidos e conhecidos) com o objetivo de gerar um produto, serviço ou resultado único. Quando ele é muito grande e/ou complexo, ele pode ser dividido em sub-projetos, de forma a facilitar o gerenciamento de projetos.
Outras instituições voltadas ao gerenciamento de projetos tem definições similares, com pequenas variações que não impactam no conceito propriamente dito. Por exemplo, para a Axelos Global Best Practice, uma nova joint venture, criada pelo Gabinete do Governo, em nome do Governo de Sua Majestade (HMG), no Reino Unido e a Capita plc para desenvolver e difundir um portfolio das Melhores Prática de Gestão, incluindo padrões profissionais como o ITIL ® e PRINCE2 ® e MSP (para detalhes ver http://www.axelos.com).
O projeto é uma organização temporária, com uma duração definida, que gera entregas (produtos, serviços ou resultados) de acordo com um Business Case (resumidamente, um documento que define os requisitos e especificações de um projetos e suas entregas).
A definição de programa no gerenciamento de projetos
Segundo o PMI, programa é um grupo de projetos, subprogramas e atividades relacionados e gerenciados de forma coordenada. O seu objetivo é atingir benefícios que não serão atingidos se eles fossem gerenciados separadamente.
Por sua vez, a definição de programa da Axelos, no seu padrão MSP (Managing Successful Programmes), é mais completa e clara. No MSP, um programa é definido como uma estrutura flexível e temporária, criada para coordenar, dirigir e orientar a implementação de um grupo de projetos e atividades relacionados.
O seu objetivo é gerar resultados e benefícios alinhados com os objetivos estratégicos da organização!
Qual a diferença entre um Projeto dividido em sub-projetos e um programa?
A princípio essas definições parecem fáceis e claras. Os dois não são um conjunto de projetos sendo realizado com um objetivo em comum? De uma primeira vista, realmente não parece ter muita diferença entre dividir um projetos em sub-projetos ou agrupar projetos em um programa.
Mas há muita diferença em seus objetivos, que começam a ficar claras, quando nós aprofundamos nos seus conceitos. Um projeto dividido em sub-projetos continua sendo um projeto!
Isto é, tem como foco principal um objetivo e escopo bem definidos: gerar um produto, serviço ou resultado único, que atenda às especificações e requisitos de qualidade, custo, escopo e prazo! Ele é temporário, tendo uma data determinada e conhecida para seu início e término.
O gerenciamento de projetos e a qualidade do produto final
O gerenciamento de projetos se preocupa com os requisitos de qualidade e escopo do produto que será gerado e entregue. Um programa constituído por vários projetos e atividades necessárias para sua execução, tem seu foco nos resultados e na realização dos benefícios alinhados com a estratégia da organização.
De acordo com a sua natureza, o programa tem um ciclo de vida muito mais amplo, de vários anos, e está constantemente sendo revisado e avaliado, para ser realinhado às mudanças das estratégias da organização.
Por exemplo, o objetivo estratégico de uma organização produtora de bens de consumo pode ser o de aumentar sua participação no mercado em X porcento num período determinado. Para isso ela cria um programa para lançamento de uma nova linha de produtos, que possua projetos nas áreas de desenvolvimento, engenharia, produção, marketing, logística, etc.
É preciso revisar os objetivos estratégicos!
No decorrer da execução do programa, um concorrente lança um produto similar, ou com algumas características melhores. Nesse momento, os objetivos estratégicos precisam ser revistos e, consequentemente, o programa precisa ser realinhado.
Pode ser necessário o desenvolvimento de uma nova tecnologia, ou de um novo processo produtivo, ou ainda de uma nova forma de distribuição. De qualquer forma, os objetivos de prazo, escopo, qualidade do programa devem ser alterados para atender ao realinhamento da estratégia da organização.
Fica claro que um programa tem menos definições e é mais flexível que um projeto, no que se refere a prazos e escopo, dependendo das pressões internas e externas que afetam as estratégia da organização.
Os projetos entregam novas capacidades e se preocupam com a qualidade do atendimento aos requisitos do produto gerado, estando mais ligado à operação. Já os programas, entregam resultados e realizam os benefícios ligados à estratégia.
Diferente dos projetos, nos programas, a gestão da qualidade é focada nos processos de gestão, nos prazos, em escopos mais flexíveis e os níveis de incerteza são maiores!
Artigo muito esclarecedor, obrigado pelas informações.