Apresentações presenciais e virtuais: continuar usando o bom (bom?) e velho PPT, ou tentar inovar com outras ferramentas?
Não faz muito tempo, a ingrata tarefa de criar uma apresentação significava preparar slides físicos, usando papel ou transparências, em um retroprojetor. Quem é (bem) mais velho vai se lembrar de como, quando demorávamos demais emuma determinada tela, as bordas começavam a sair do foco, poisas laterais do plástico da transparência levantavam com o calor da lâmpada. Haja dor de cabeça!
O processo de produção das transparências era bem trabalhoso, pois envolvia a geração de peças físicas – que geralmente demandavam bastante retrabalho. Mesmo aos mais “moderninhos”, que imprimiam suas apresentações direto de seus computadores, ao invés dos reles mortais que produziam tudo à mão. Como se fizesse diferença, pois as bordas da tela continuavam desfocando. O retroprojetor era o “grande equalizador” na sala de reuniões.
Hoje em dia, o que não falta são as inúmeras e eficientes opções para ajudar na comunicação, com criativos e envolventes recursos audiovisuais. Claro que isso tudo gera um novo problema: existem opções demais quando ainda não dominamos nenhuma delas com eficiência. E, apesar de tantas oportunidades de inovação, a grande maioria continua usando (e mal, provavelmente) aquela que é a mais conhecida de todas: o PowerPoint© da Microsoft.
Trata-se de uma solução antiga, mas ainda largamente utilizada. O PowerPoint serve para tudo e, de fato, agrega muito pouco valor. Em muitos casos, não é a melhor opção para dar apoio a determinadas apresentações. Como comentado nesta matéria “PowerPoint deixa reunião chata, diz criador do software” quando mal utilizado pode fazer com que o proverbial tiro saia pela culatra. Tanto é que gerou um movimento “anti-PowerPoint” na Suíça, o qual promove um uso mais comedido desta ferramenta.Talvez não cheguemos a tanto aqui no Brasil, mas que o pessoal exagera, ah, exagera! Basta dar uma olhada na sua caixa de SPAM: quantas apresentações “bonitinhas” criadas em PPT te enviaram no último mês?
Quem te viu e quem te vê
Muitos de vocês podem estar se perguntando agora: “- Que assunto fútil! E daí, tanto faz!”. Ledo engano; apresentações constituem um elemento muito relevante no mundo empresarial. Presenciais por essência, elas sintetizam aspectos da comunicação verbal a qual deveria ser, por princípio, considerada como “formal” (ou, pelo menos, gerar elementos da comunicação “escrita formal”). Deixamos as informalidades para um bate-papo durante a pausa do cafezinho. Não que estas conversas não sejam importantes, pois muitas vezes é nelas que até resolvemos algum problema imediato e relevante, sem precisar acionar toda uma logística complicada.
O fato é que reuniões quase sempre pressupõem haver algum tipo de material de apoio que pode ou não ser incorporado nos documentos de projetos. Sem obrigatoriamente envolver apresentações elaboradas, pode constituir desde um simples documento copiado aos participantes, ou mesmo anotações pessoais que gerem uma ata, até os mais sofisticados recursos multimídia. Vale tudo para passar o conteúdo com clareza. Seja como for, algum tipo de registro se faz necessário, pois geralmente as informações partilhadas em uma reunião deverão impactar ações futuras. O grau de formalidade destes registros e integração com os processos de gestão pode variar em cada caso.
Se considerarmos reuniões nas quais algum conteúdo deva ser explicado, os emissores responsáveis quase sempre optarão por um modelo de apresentação visual. Entra em cena, na quase totalidade das vezes, o bom e velho PowerPoint. Conhecido pela maioria quase absoluta dos profissionais, não requer um treinamento muito extenso para capacitar seus usuários, especialmente se já tiveram contato com as soluções do Microsoft Office. Isso não quer dizer que os resultados sejam grande coisa.
Tradicionalmente, apresentações desta natureza ocorrem em encontros presenciais. Porém, com o advento da Web, o “ambiente colaborativo” expandiu o número de oportunidades nas quais o uso de uma apresentação visual se faz oportuno. Quantos de nós já não participamos de um “webinar”? Para aqueles que ainda não conhecem, trata-se de um “seminário na web”, onde ouvimos o apresentador enquanto visualizamos as telas de uma apresentação multimídia, tudo no conforto da nossa telinha. As fronteiras entre as ferramentas de apresentação presencial e virtual estão hoje completamente diluídas.
Focando apenas no desenvolvimento de apresentações e como a forma interfere na compreensão da mensagem, e na sua retenção (podemos considerar os aspectos relacionados à sustentabilidade de conhecimento e às lições aprendidas em projetos). Estes são fatores determinantes da eficácia (impactar a audiência de maneira intencional e construtiva) e da eficiência da comunicação (tornar o processo da comunicação o mais “fluido” possível, entre receptores e emissores com perfis distintos).
Não se trata apenas de alterar formatos para ser (ou parecer ser) inovador, embora estes sejam cruciais no sucesso de uma apresentação que busca ser envolvente para a plateia (isso depende muito mais do conteúdo e do apresentador) – mas de conseguir expressar conceitos de uma maneira diferente, onde a narrativa tenha um apoio visual mais próximo daquele usado em documentários, os quais hoje são importantes vetores de informação.
Acompanhando a evolução de canais de conhecimento na TV paga (Historychannel, Discovery, etc) notei que a linguagem usada poderia ser adaptada para o universo das apresentações comerciais e acadêmicas; se implementadas com sucesso, podem alterar enormemente a qualidade da retenção do conteúdo e a eficácia (se não a eficiência) da comunicação.
Se considerarmos os diferentes stakeholders na comunicação (e mantivermos, claro, os necessários filtros de conteúdo), será que podemos absorver o que hoje depende de produção profissional para o universo do profissional individual?
Gerentes com mais quilômetros rodados lembram do tempo em que apresentações em Power Point dependiam de produção especializada, às vezes até contratada, algo muito diferente da autonomia que as soluções de software atuais oferecem. Transpondo este conceito de “do-it-yourself” para a web, não é de se espantar que videoblogs seja a forma de comunicação que mais cresce na internet. Afinal, qualquer adolescente pode criar um estúdio de televisão em seu tablet, publicando vídeos até muito bem editados, usando apenas soluções caseiras.
Como não há dúvida entre o “makeorbuy”, pois é esperado que cada gerente domine (e bem!) as ferramentas disponíveis para desenvolver tudo sozinho, resta saber: será que estará á altura deste desafio?
O futuro das apresentações influenciando no gerenciamento da comunicação em projetos – um dilema
Gerentes de projetos devem dominar (e bem!) ferramentas que gerem apresentações convincentes, claras, e acima de tudo, envolventes. Uma habilidade que ainda não é, normalmente, incorporada à experiência profissional de maneira formal, e sim empírica. Deste ponto em diante, chegamos ao “x” da questão: continuar com o PowerPoint , um ambiente familiar e seguro, porém potencialmente inadequado às novas necessidades de comunicação, ou implementar novos conceitos para melhorar (espera-se) aqualidade e resultados das apresentações? A questão paira sobre a gestão de mudanças no perfil profissional.
Eis duas boas razões para continuar usando o PowerPoint em suas apresentações:
– “todo mundo usa PPTs”; não balance o barco, ou você periga ficar isolado; se optar por uma plataforma/ferramenta diferente, como vai conseguir divulgar seu material e disseminar o conteúdo (ergo, junto com suas credenciais, sendo esta sua intenção) com seu esforço de networking?
– as apresentações são, por via de regra, criadas de maneira consensual, ou seja, são raras as vezes as quais você cria, avalia, aprova sozinho as apresentações oficiais que utiliza; no caso de empresas, seu chefe vai querer dar pitaco – em instituições acadêmicas, deve seguir normas condizentes com o padrão existente de conteúdo e forma – etcetcetc;
Isso não quer dizer que as demais alternativas não sejam uma ótima pedida, e potencializem em muito as apresentações para sua equipe sendo,mais relevante ainda, um diferencialpara se comunicar com seus clientes e patrocinadores. Afinal, o poder de persuasão é um dos fatores-chave de sucesso em qualquer projeto.
Existem váriasopções no mercado, tais como o Flash, o Impress da OpenOffice, o KeyNote da Apple, e muitos outros – muitos para detalharmos cada um, e este texto já está longo demais. Mas, apenas como exemplo, eu recentemente explorei uma solução interessante: o PREZI (http://prezi.com/ ).Mas ainda não consegui transpor esta ferramenta para a minha realidade de trabalho. A principal barreira é uma percepção ainda não confirmada do real custo/benefício a ser obtido, pois eu sempre me pergunto: “será que o esforço de migração de competências para esta plataforma supera ou não os benefícios de curto e longo prazo?”. Enquanto não me decido, hesito. Assim como quase todos nós, serem avessos às mudanças.
A razão pela qual optei por citar o PREZI como exemplo, é por aparentar ser uma ferramenta que se aproxima, em teoria, dos principais benefícios que considero como relevantes para a comunicação usada em apresentações presenciais (e remotas). O que me atrai nesta solução é o quanto se consegueemular a narrativa visual que encontramos em documentários e programas da TV a cabo. Um ponto negativo que constatei é que algumas pessoas ficam “desorientadas” quando uma apresentação abusa de um dos seus recursos mais inovadores: a velocidade de passagem entre informações com o uso do “zoom”.
Seja qual for a ferramenta usada, eis um exemplo que integra a linguagem visual e a narrativa de uma maneira muito eficaz, fazendo ótimo uso de elementos de metalinguagem: https://www.youtube.com/watch?v=fn8-yH63Hog
Atenção:se você sofre de vertigem, este vídeo pode te deixar meio tonto.
A fluidez com que o conteúdo é apresentado neste vídeo pode ser um pouco “dinâmico demais”. Porém, com as devidas adaptações, pode ser um recursos que vai tornar a mensagem mais atraente, fácil de compreender e – principalmente – promover um maior grau de retenção. Para que não se torne o “PPT do Futuro”, é preciso saber quando e como usar, sem exageros ou abusos. E concentrar no valor que a mensagem trará. Presumimos aqui que você tem, de fato, algo de relevante para comunicar. Por mais que se tente, software nenhum no mundo vai fazer este trabalho por você.
Seja qual for a ferramenta que você escolher para as suas apresentações, o importante é assegurar que a mensagem seja recebida com o melhor impacto possível, gerando os resultados desejados e um feedback positivo para o trabalho.O ideal é tentar, sempre que possível, utilizar modelos práticos e eficientes de apresentação (seja com o PowerPoint ou outro,contanto que você domine a ferramenta com um grau de proficiência acima da média), e não perder o foco no conteúdo. Se tiver algo a dizer, seja claro e ao ponto. “Como dizer” é o que vai ajudar a ser persuasivo e ganhar a atenção da plateia. Cada grupo de stakeholders vai decodificar a apresentação de maneira diferente, então vale a pena fazer aquele esforço extra de adaptação.
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