Priorização de tarefas: o sucesso está nos detalhes (ou em 20% deles)

Priorizar as tarefas no dia a dia parece difícil quando não há um sistema, processo ou filosofia capaz de orientar esse processo. Para isso, o Princípio de Pareto e outras ferramentas de priorização e organização de rotinas são grandes aliados. 

É normal que as pessoas tenham dificuldade para gerir o tempo e fazer tudo o que haviam planejado. Se você precisa que seu dia tenha cerca de 30 horas de duração, é evidente que você terá problemas, e a culpa disso está no seu planejamento. Mas tendo um entendimento sobre causas e efeitos, esforços e resultados, prioridades e gestão de tempo, realizar todas as atividades se torna algo mais possível.

Princípio de Pareto: o que é e como ele pode te ajudar

No século XX, o economista e sociólogo italiano Vilfredo Pareto observou que muitas pessoas detinham pouca parte do poder financeiro na Itália, enquanto o restante, uma minoria, detinha muitas terras e dinheiro. Essa desigualdade, na proporção de 80/20, ou seja, 80% das riquezas pertencendo a apenas 20% da população, se repetiu para ele em outras situações e o ajudou a criar o que conhecemos hoje como Princípio de Pareto.

Nos dias atuais e de forma prática, podemos interpretar o Princípio de Pareto da seguinte forma: 20% dos esforços em empresas ou projetos geram em torno de 80% dos resultados. Dessa forma, grosso modo, se focarmos no um quinto correto das potenciais causas dos problemas, 80% dos problemas serão resolvidos e os resultados desejados serão mais facilmente alcançados. 

O Princípio de Pareto nos ensina a importância de nos empenharmos para executar ações que proporcionem resultados positivos através de estratégias traçadas. Parece simples, mas não é tanto, pois na correria do dia a dia tendemos a nos esquecer desse conceito, bloqueando nossas ideias e deixando de aplicá-lo.

A coleta de dados é essencial para fazer um planejamento preciso e tirá-lo do papel. Com dados, entendemos o que pode melhorar, o que não funciona de forma alguma e o que pode ser implementado. Tudo isso sempre visando um melhor funcionamento da organização, com recursos e esforços direcionados para sanar os problemas encontrados e as dificuldades de atingir as metas.

Gestão do tempo e produtividade para potencializar resultados

A partir de uma boa gestão de tempo e produtividade de todos os membros de uma organização, é possível aumentar sua eficiência e potencializar seus resultados. Diante de um mercado aquecido e com muita concorrência isso é crucial para o sucesso na constante e assídua por bons resultados, cumprimento de prazos e alcance de metas.

Entretanto, muitas pessoas acreditam que não há tempo para fazer tudo o que gostariam e acabam depositando sua atenção e energia para menos tarefas. É aí que o Princípio de Pareto tem muito a nos ajudar: priorizando as tarefas corretas, conseguimos aumentar nossa produtividade, a qualidade das nossas entregas e a assertividade da solução de problemas.

A aplicação do Princípio de Pareto, ou regra 80/20, na prática

1.  Estabeleça objetivos de forma clara: A indecisão na hora de tomar decisões influencia – e muito – no tempo gasto para executar tarefas. Por isso, é necessário que os objetivos da empresa sejam bem definidos. A partir do momento em que eles são traçados e conhecidos por todos, o foco é direcionado somente para eles, e o que não é prioritário é deixado de lado. 

2. Liste os problemas encontrados: Quando você souber quais são os problemas do seu projeto ou atividade e os obstáculos ao alcance das suas metas, tente entender quais são suas causas. Isso influenciará posteriormente na análise de prioridade de cada causa, com base nos seus respectivos impactos na organização ou projeto.

3. Determine as metas e o plano de ação para corrigir os problemas: Essas metas podem ser estabelecidas tanto de acordo com a necessidade quanto pela adequação. Através delas será possível identificar e entender se os objetivos traçados também estão sendo atingidos e, a partir disso, mensurá-los.

4. Crie o gráfico de Pareto: A última etapa é transformar os dados numéricos coletados em um gráfico, com o intuito de facilitar visualmente o entendimento do processo como um todo e otimizar o tempo ao colocar as novas ações definidas em prática.

Timeboxing: é preciso saber gerir o tempo!

É através de práticas como o timeboxing e planejamento que se torna possível conciliar todos os afazeres do dia a dia com qualidade, como cuidados com família, lazer e saúde e o trabalho. A técnica consiste em dividir por horas ou minutos as tarefas que deverão ser executadas ao longo do dia.

Assim, há uma programação e dedicação “intensa” para aquela respectiva demanda durante aquele tempo. Usualmente trabalhamos em uma tarefa até que ela esteja 100% completa, independentemente do tempo que levamos para executá-la e concluí-la. Com o timeboxing, a proposta é outra: nós estipulamos o tempo que podemos gastar com cada coisa.

É claro que pode haver imprevistos e necessitarmos de uma readaptação e reavaliação do “quadro de horários”, mas, no geral, ele serve justamente para nos dar uma visão micro. Ele nos permite refletir e entender quanto tempo é necessário para executar cada tarefa, sendo mais condizentes com a realidade e sem ultrapassar nossos prazos.

Entretanto, também há pontos negativos. Em tarefas que existem muita criatividade concentração, torna-se mais difícil seguir o timebox estipulado, o que pode atrapalhar a rotina. Da mesma forma, imprevistos que atrasam o início da realização das atividades podem cobrar uma “correria” para finalizá-las no prazo.

Por isso, é importante conhecer bem sua própria rotina e o tipo de atividades envolvidas e saber priorizá-las, independentemente de sua área de atuação. “Ataque” os 20% mais cruciais para colher 80% das suas metas e leve sua produtividade a outro nível.