“Pré” kick-off meeting

Olá!

Volta à questão da reunião de abertura de projeto ou kick-off meeting (já discutida em um artigo de setembro de 2012 – ver em http://www.arbache.com/blog/2012/09/kick%E2%80%90off-meeting-%E2%80%93-o-in%C3%ADcio-do-sucesso-ou-do-fracasso.html) para acrescentar uma estratégia que desenvolvi diante das experiências (e erros) profissionais; – o “pré” kick-off!

Relembrando! A reunião de abertura de um projeto ou kick-off meeting, mais do que a oportunidade de reunir os principais envolvidos no projeto e permitir ao seu líder demonstrar segurança quanto ao planejamento do projeto, tem um grande objetivo político! – Deixar explícito o apoio do patrocinador e seu desejo de que todos os envolvidos contribuam com a liderança do projeto em seus objetivos. Para tal, bastam poucas palavras do patrocinador que deixem claro aos participantes que o projeto é relevante para a estratégia da organização e que cada envolvido deve colaborar com a parte que lhe caiba no plano. Mensagem dada, a liderança do projeto pode se conduzir a reunião detalhando o planejamento com o grau de aprofundamento que assim convier. Mas é neste momento que surge o risco, tema desta nossa conversa; – imagine que, ao começar a demonstrar o planejamento do projeto com seus objetivos, papeis e metas esperadas, o patrocinador, que resolveu assistir à apresentação seja – justamente ele!, o primeiro a se manifestar questionando aspectos do planejamento apresentado. Se o patrocinador demonstrar não estar confortável e em dúvida quanto a qualquer ponto do planejamento proposto, a situação trará uma grande nuvem de desconfiança dos envolvidos quanto ao amparo político à liderança do projeto e, um gigante aumento no risco de insucesso do empreendimento.

Uma estratégia para mitigar este risco é o que chamo de “pré” kick-off. A ideia é provocar um encontro na quase sempre lotada agenda do seu patrocinador antes da reunião de abertura a fim de demonstrar pessoalmente o que será apresentado na reunião. Sob o argumento de que você está priorizando escutar a opinião (e até, a interferência) do sponsor, este encontro irá permitir a você verificar se há qualquer ponto de dúvida e discordância do executivo em relação ao plano de projeto e, ainda mais importante, dar-lhe a chance de fazer os ajustes necessários a tempo da reunião oficial. De quebra, este encontro ainda poderá ser aproveitado para informar ao patrocinador qual a agenda prevista e o que se espera dele na reunião.

Com o patrocinador “alinhado”, você poderá partir para sua reunião de abertura do projeto muito mais seguro quanto ao que irá apresentar, confiando ainda mais no sucesso da condução do seu projeto.

Um forte abraço, Ramiro Rodrigues