O Paradigma do Planejamento

Por Alexandre Zoppa, PMP, SpP

Nesse artigo quero convida-lo a fazer uma reflexão sobre um tema que costumo chamar de: O paradigma do planejamento.

Segundo o dicionário Aurélio (www.dicionarioaurelio.com) planejar significa: v.t. Traçar; fazer o plano de. / Projetar, fazer tensão de. / Programar, planificar. / Planear. E planejamento: s.m. Ação ou efeito de planejar. / Plano de trabalho pormenorizado. / Função ou serviço de preparação do trabalho. // Planejamento familiar, instituição de uma série de medidas para melhorar as condições da vida no lar (alimentação, higiene, limitação de nascimentos etc.).

Em minha opinião, planejar é uma atividade que, além de ser intuitiva, é uma das mais antigas e mais realizadas pelo ser humano. É uma atividade tão primitiva que até os animais, mesmo que instintivamente, planejam suas atividades. Você não acredita? Nunca pensou nisso? Então assista a um daqueles programas que falam sobre a vida selvagem e mostram como as leoas coordenam suas ações para capturar uma presa. Elas planejam seus passos, sua posição, velocidade e até analisam os riscos envolvidos nas ações.

Nós planejamos desde que o “homem das cavernas” começou a se comunicar e a caçar para se alimentar. E fazemos isso, todos os dias, várias vezes ao dia, envolvendo todos os processos e boas práticas de planejamento que conhecemos. Algumas vezes com o requinte de fazermos uma análise prévia e decidirmos quais processos, e em que profundidade, serão utilizados, de acordo com a complexidade do projeto a ser realizado.

Se por um acaso você não tinha se dado conta disso, ou ainda não esta concordando comigo, pense num dia típico de trabalho.
O despertador toca e você acorda. A primeira coisa que faz é verificar, na sua memória, quais serão seus primeiros compromissos pela manhã. Depois de alguns segundos, analisa a implicação de dormir mais 15 minutos e chegar atrasado ao escritório – análise de desvios e de riscos. Como você tem uma reunião importante, e já se passaram 5 minutos desde que o relógio tocou, você decide se levantar e ir tomar seu banho.

No chuveiro você começa a pensar na sua agenda do dia, e a programar todos os compromissos: reunião com sua equipe às 8 horas no escritório; aquele relatório que você tem que terminar e entregar hoje; reunião com o cliente às 15 horas e 30 minutos; aquele almoço com seu colega que não vê há anos e que esta marcado há meses – definição do escopo e das atividades, sequenciamento e estimativas.

Você percebe que não terá tempo para realizar todas as atividades e começa a pensar nas suas opções e no que pode ser adiado – análise de alternativas.
Então decide ir de carro para o escritório, ao invés de pegar o Metro como faz todos os dias, para ganhar tempo nas locomoções. Também liga para um subordinado e pede para que ele inicie a revisão do relatório, mesmo sem você presente – alocação de recursos.

Você esta convencido, agora? E esse é apenas um exemplo trivial do nosso dia a dia. Há outros inúmeros exemplos clássicos de planejamento que realizamos na nossa vida pessoal: viagem de férias, churrasco do fim de semana, festa de aniversário do filho, conquista da(o) nova(o) namorada(o), etc.

Como você já pensou bastante no assunto, me ajude a responder à seguinte pergunta: se somos tão bons planejadores na nossa vida, porque não repetimos o mesmo desempenho quando estamos gerenciando projetos? Esse é um paradigma muito difícil de ser decifrado.

Você pode estar pensando: ele tem a resposta e vai me dá-la agora! Lamento decepcioná-lo. Mas, não só não tenho a resposta a essa pergunta, como acredito que ninguém a tenha, de uma forma completa e definitiva.
Porém, temos algumas pistas que podem nos ajudar a aprofundar, um pouco mais, a nossa reflexão sobre o assunto.
Acredito que um dos motivos para essa falta de empenho na realização do planejamento em projetos, vem da falta de visão dos profissionais em geral. Explico! De maneira geral, os profissionais não enxergam o valor que as atividades de planejamento agregam ao projeto e acreditam que a energia e recursos aplicados nessa atividade são perdidos. Isso pode, a primeira vista, parecer bobagem. Mas pense um pouco na sua experiência em projetos, como Gerente de Projeto ou participante de uma equipe de gerenciamento. Quantas vezes a equipe teve o tempo e os recursos necessários para fazer um planejamento consistente e eficiente? Pouquíssimas, não é? Na maioria das vezes a equipe é pressionada a completar o planejamento do projeto inteiro, emitindo sua Linha de Base de tempo, em uma ou duas semanas, quiçá alguns dias.

Nesse momento, os mais “experientes” (como eu), devem estar pensando: nem sempre foi assim! No tempo em que fazíamos o cronograma na mão, a coisa era diferente. E é verdade! Desse pensamento tiro o que pode ser outro motivo: o imediatismo e facilidade do mundo moderno. Hoje, com a informática, tudo é tão fácil e rápido, que as pessoas não vem mais sentido em planejar.

Outro ponto que pode explicar a falta de interesse no planejamento é cultural. É a cultura moderna do “fazedor” (doer), onde é muito mais importante fazer do que pensar. É muito mais valorizado o profissional que realiza e entrega, do que aquele que “perde tempo” pensando e planejando.
Existem vários fatores que influenciam O paradigma do planejamento, e não tenho a mínima pretensão de esgotar esse assunto nesse artigo. Pelo contrário, a intenção foi despertar cada um para uma reflexão nesse assunto.
Convido você a refletir e dividir suas ideias e ponto de vista com todos os amigos leitores dessa coluna, fazendo seu comentário aqui no site PMKB.

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Referência Bibliográfica:
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition. USA: Project Management Institute, Inc., 2013.