Carreira Geral

Gestão do tempo e produtividade: estratégias para uma gestão eficaz

Gestão do tempo

Ter uma boa gestão do tempo é fundamental para otimizar sua produtividade. Dessa forma, você se sente mais motivado e passa a performar melhor. Portanto, é muito importante que você estabeleça na sua rotina formas de gerenciar seu tempo de forma estratégica e assertiva. 

Quer saber como  fazer isso exatamente? Então confira no texto a seguir algumas estratégias eficazes para uma boa gestão do tempo. 

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo pode ser definida como o planejamento adequado do tempo desempenhado em suas funções rotineiras. Ou seja, é um controle mais assertivo das suas horas de trabalho ou estudo. 

Hoje em dia, com a dinamicidade do mundo organizacional é muito comum o sentimento de uma constante falta de tempo para realizar as tarefas. Muitas vezes a sensação é de que estamos apenas “apagando incêndios” no nosso dia a dia, não é verdade? E quando chega o final do dia, fica aquela sensação de que não fizemos tudo o que podíamos. 

O que acontece, neste caso, é uma má administração do seu tempo. É fato que o mercado de trabalho exige cada vez mais pensamentos e ações rápidas, e isso acaba gerando aquela ânsia de fazer tudo ao mesmo tempo. Porém, como você lida com essas exigências é o que fará a diferença para você atingir seus resultados ou não. 

Como fazer uma gestão do tempo assertiva? 

Você deve encontrar uma forma de administrar melhor o seu tempo de trabalho, ou seja, planejar melhor sua rotina e demandas. 

Não existe de fato uma fórmula de gestão do tempo a ser seguida, afinal as pessoas reagem de forma distinta aos estímulos. A grande questão é encontrar quais destes estímulos melhor funcionam para você. 

Por exemplo, talvez você não se dê bem organizando sua rotina em agendas ou planners, e tá tudo bem. Neste caso você pode optar por ferramentas online, ou então apenas fazer listas diárias de tarefas. 

Logo, para encontrar a melhor forma de gerenciar seu tempo, você precisará fazer testes, de modo a avaliar como você reage a cada estímulo. 

Separei aqui alguns direcionamentos gerais que são importantes para fazer uma gestão do tempo assertiva. Veja só: 

Faça um checklist de tarefas

É muito importante que você seja capaz de visualizar as entregáveis demandadas para cada dia. Portanto, a melhor forma de ter essa clareza é descrevendo quais são as tarefas de cada dia. 

Geralmente, as pessoas preferem organizar-se semanalmente. Você pode, por exemplo, tirar um dia da semana, que pode ser domingo ou segunda-feira, para planejar a sua rotina. O que você precisa de fato entregar naquela semana? Qual o prazo final? De que forma será feito? 

E o formato de checklist vai ajudá-lo (a) a manter o foco. Além disso, você se sentirá mais motivado (a) também, uma vez que chegará ao final do dia sabendo que riscou e concluiu todas as tarefas do dia. 

Elenque prioridades

Como dito acima, é comum o profissional atualmente ser multitarefas, ou seja, fazer várias coisas ao mesmo tempo. Mas ser multitarefas pode ser um inimigo perigoso para a produtividade. 

Afinal, quando se quer fazer tudo ao mesmo tempo, você não tem um foco. Portanto, você pode terminar o dia com o sentimento que não fez nada de fato, e o pior, de que não entregou o seu melhor desempenho nas tarefas. 

Você precisa então elencar prioridades para ter uma melhor gestão do tempo, e com isso gerar resultados mais positivos.

Uma boa estratégia neste caso é utilizar o método ABC, criado por Alan Lakein nos anos 70. O método é um sistema de priorização de demandas, que diz para dividirmos as tarefas da seguinte forma: 

  • A: são as atividades urgentes e importantes.
  • B: são também importantes, mas não tão urgente.
  • C: são aquelas de menor importância, que podem ser adiadas.

Para realizar essa classificação, será necessário um senso crítico apurado sobre o que é realmente importante ou não. E isso cabe a você e à sua visão estratégica a respeito do impacto que cada tarefa irá gerar nos resultados. 

Planeje-se para o inesperado

Se tem uma coisa que gera ansiedade são aquelas tarefas que surgem de forma inesperada, não é verdade? E sim, é possível incluí-las também na sua gestão do tempo. 

Afinal, o inesperado já é algo esperado dentro da atual dinâmica da cultura organizacional. Portanto, você deve estar preparado (a) para responder a ele com rapidez e eficiência. 

Inclusive, a adaptabilidade e flexibilidade são duas das habilidades chaves do presente. O principal motivo é fato de estarmos na era da inovação, o que torna-se fundamental que os profissionais tenham competências que permitem sua inserção neste ambiente inovador. 

Mas afinal, como se preparar para o inesperado? Conhecendo sua rotina, você provavelmente já terá uma percepção das demandas que podem surgir “do nada”. Logo, recomendamos que você inclua um tempo no seu planejamento da semana para solucioná-las. 

Diminua as distrações

São várias as distrações que podem atrapalhar sua produtividade no dia a dia, como o celular, as redes sociais, a conversa com colegas, etc. Logo, você deve minimizar ao máximo as chances de ser distraído e perder o foco em suas tarefas. 

Estudos indicam que, quando uma pessoa é distraída ela demora cerca de 20 minutos para recuperar o foco naquilo que estava fazendo. 

Portanto, na hora que estiver desempenhando suas funções, deixe seu celular no silencioso e peça para não ser interrompido neste momento. 

Você pode também criar algum tipo de sistema de recompensa. Por exemplo, defina um número X de tarefas que precisa executar até determinado período, e, quando concluí-las você pode tirar um tempo para olhar suas redes sociais, ou trocar uma ideia com os seus colegas. 

Aplicativos e técnicas para melhorar a gestão do tempo 

Existem diversas técnicas e aplicativos online que podem te ajudar a gerenciar o seu tempo de forma mais objetiva. Listamos algumas que podem ser úteis para você. Olha só? 

Trello: é uma ferramenta online voltada para o gerenciamento de projetos, sendo possível moldá-la de acordo com as suas necessidades. No Trello possível criar quadros para organizar suas tarefas, criar checklists de “coisas a fazer”, além de atribuir tarefas para si mesmo e para outros membros da equipe. 

Técnica Pomodoro: é das metodologias mais famosas de gestão do tempo. Ela funciona da seguinte maneira: deve-se utilizar um cronômetro e dividir o tempo de estudos em blocos de 25 minutos. Assim que atingir esse tempo você deve fazer breves intervalos, de 3 a 5 minutos, essas pausas irão ajudar a aumentar a sua agilidade mental. 

Rescue Time: o aplicativo é um rastreador automático de produtividade e tempo que ajuda você a entender e controlar o tempo gasto no celular. Com ele, você pode analisar melhor como você passa o dia, e então pode criar hábitos melhores e superar as distrações. 

Microsoft To Do: é um aplicativo de gerenciamento de tarefas, que permite o compartilhamento de suas listas em qualquer lugar e em qualquer dispositivo; definição de datas de vencimento e lembretes únicos ou recorrentes de suas tarefas, separa as demandas em etapas gerenciáveis, dentre outras funcionalidades.