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Covid-19 – Como lidar com incertezas: gestão de projetos tradicional ou ágil?

A Organização Mundial da Saúde (OMS) elevou o grau de disseminação da COVID-19, em março de 2020, a uma pandemia, ou seja, uma enfermidade epidêmica disseminada globalmente. Inicialmente, temos que considerar que essa pandemia ameaça e vai ameaçar a saúde das pessoas por um tempo que ainda não é possível mensurar. Um grande número de pessoas em vários países será contaminado, e muitas irão a óbito.

Vários problemas ocorrerão devido à redução no consumo global. Empresas serão afetadas, pois não sabem como dar continuidade a seus negócios. A restrição de deslocamento de pessoas, produtos e serviços vai impactar a economia mundial. Segundo a Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), a economia chinesa, que previa um crescimento de seu PIB de 6,1%, crescerá agora 5%. Também foi revisada a previsão de expansão da economia global, que caiu de 2,9% para 2,4%, o que pode causar uma redução de US$ 1 trilhão na economia global. Há, ainda, previsões da Conferência das Nações Unidas sobre Comércio e Desenvolvimento (UNCTAD), de que, no pior cenário, essa redução pode chegar a uma perda de US$ 2 trilhões.

Neste cenário de incerteza, nos perguntamos: como vamos sustentar a continuidade de nossas empresas? Para que possamos avaliar esta pergunta, precisamos amadurecer o debate sobre as seguintes questões:

  1. Há uma grande dificuldade do mundo em saber a extensão do impacto na economia global.
  2. O mundo mudará profundamente a forma de pensar seus negócios.
  3. A transformação digital não é mais uma tendência, mas uma condição de sobrevivência.
  4. Nossas equipes devem estar preparadas para a transformação digital.
  5. Teremos que readaptar nossos produtos e/ou serviços para este novo cenário global.
  6. Temos que entender como nossas equipes vão conduzir esses novos projetos, considerando que eles poderão ser redimensionados continuamente, pois, devemos lembrar, a incerteza é grande e não conseguimos ter certeza de qual será a real demanda global.

Vamos focar neste último ponto. Como as equipes vão conduzir os projetos diante de incertezas e aspectos que não conseguimos mensurar? Muitas empresas desenvolvem projetos usando métodos tradicionais, amplamente disseminados no mundo, com pessoas certificadas e preparadas para conduzi-los e utilizando todas as metodologias já amadurecidas.

Esses modelos de projetos tradicionais não começam sem um cronograma estruturado e amadurecido ou sem um detalhamento minucioso de tarefas, recursos, custos e outros fatores que consolidam a certeza de como desenvolver cada etapa do projeto. Assim, acredita-se, é possível entender com precisão o que será realizado em cada etapa. Quanto mais detalhado, melhor será o cronograma e, consequentemente, a gestão de projetos. O cronograma é composto por várias etapas, sendo algumas delas:

  1. Alocação dos recursos necessários para realizar cada etapa.
  2. Descrição das contingências.
  3. Detalhamento de como será a execução de cada tarefa.

Uma das principais vantagens deste modelo de execução de projetos é a realização de trabalho minucioso, o que nos permite que os prazos e custos sejam mais previsíveis. Além disso, o projeto se torna mais fácil de ser gerenciado, já que suas fases estão bem arquitetadas.

No entanto, considere o cenário atual. É certo considerar que todos os projetos poderão seguir tais métricas? E se novas variáveis surgirem ao longo do projeto, como a equipe modificará o escopo sem ter que negociar com seu cliente valores adicionais, extensão do cronograma, mudanças em recursos e outros impactos não previstos anteriormente?

Temos que ter em mente que não só a pandemia causa mudanças, mas também a inovação. Diante de novas tecnologias, notamos novos comportamentos das pessoas. Os mercados, por sua vez, veem o crescimento constante da expectativa de vida e da demografia global, acompanhadas de alterações nas necessidades de consumo do público.

Também vem sendo observado um aumento de complexidade nos projetos, associado a um tempo menor para desenvolvê-los. Essas variáveis fragilizam muito a satisfação do cliente, pois, ao iniciar o projeto, o desenho do escopo pode satisfazê-lo plenamente. Porém, se a execução do projeto for muito prolongada, há uma possibilidade de que, ao fim dele, suas necessidades tenham mudado.

Portanto, não adianta entregar um projeto dentro do cronograma, escopo e custos, se não há plena satisfação do cliente. É necessário ter atenção a dois pontos:

  1. O projeto entregue deve ter valor para o mercado.
  2. O cliente deve estar satisfeito com o produto ou serviço que receberá – o que foi contratado precisa estar associado à necessidade atualizada do cliente.

Considerando todos estes fatores, teremos que rever alguns pontos extremamente importantes em nossas equipes de desenvolvimento. Separamos alguns pontos essenciais:

  1. As equipes precisarão de mais autonomia para executar projetos.
  2. Os escopos dos projetos deverão ter mais flexibilidade.
  3. A comunicação com o mercado, fornecedores e clientes precisará ser mais frequente.
  4. Será preciso analisar e atualizar as necessidades do mercado constantemente.

Considerando as condições acima, temos que começar a pensar em transferir para as equipe o protagonismo nas decisões, pois assim elas se tornam mais ágeis, efetivas e direcionadas a achar as soluções certas nos momentos certos.

As metodologias tradicionais podem não trazer bons resultados quando o projeto é muito complexo ou tem muitas mudanças em seu escopo. Considerando as condições atuais e futuras, há uma probabilidade de que os requisitos dos projetos mudem com uma frequência cada vez maior. Nestas condições, o ideal é adotar métodos mais flexíveis de gerenciamento, que permitam mudanças a cada etapa sem grandes impactos no custo, prazo e qualidade.

O mundo mudou e continuará mudando. Nossas empresas precisam adaptar-se com mais rapidez a estes novos cenários, portanto é fundamental alterar a forma como os projetos são gerenciados. Essa mudança, porém, implicará em uma modificação na cultura de realização de projetos das empresas, bem como nos mindsets e comportamentos das pessoas e dos líderes. Todos precisam ter pensamentos ágeis, flexíveis, transparentes e adaptativos.

Este é o novo cenário. Esse é o novo normal. A questão é: estamos preparados para esse novo mundo?

Referências:

https://assets.ey.com/content/dam/ey-sites/ey-com/pt_br/topics/governanca-corporativa-/ey-covid-19-board-oversight-during-times-of-uncertainty.pdf
https://www.pwc.com/us/en/services/forensics/pdf/Covid-19-workforce.pdf
https://www.oecd.org/economic-outlook/
https://www.worldbank.org/pt/publication/global-economic-prospects
https://unctad.org/en/Pages/Home.aspx
Fernando Arbache

Fernando Arbache

Doutorando ITA. Mestre em Engenharia Industrial PUC/Rio. Independent Education Consultant working with MIT Professional Education. Graduado em Engenharia Civil, UFJF. Data and Models in Engineering, Science, and Business/MIT, Cambridge, MA (USA). Challenges of Leadership in Teams/MIT, Cambridge, MA (USA). Data Science: Data to Insights/MIT, Cambridge, MA (USA). AnyLogic Advanced Program of Simulation Modeling/Hampton, NJ (USA).: Educational Consultant working with MIT. Coordenador da FGV em cursos de Gestão (curso de MBA em Gestão das Casas Bahia). Professor FGV, nas cadeiras e Logística, Estatística, Gestão de Riscos e Sistemas de Informação. Professor da HSM Educação nas cadeiras e Logística e Estatística. Professor IBMEC, Professor concursado na FATEC/São José dos Campos. Obras: ARBACHE, F. Gestão da Logística, Distribuição e Trade Marketing. São Paulo: Ed. FGV, 2004. ARBACHE, F. Logística Empresarial. Rio de Janeiro: Ed. Petrobras, 2005. ARBACHE, A. P. e ARBACHE, F. Sustentabilidade Empresarial no Brasil: Cenários e Projetos. São José do Rio Preto- SP: Raízes Gráfica e Editora, 2012. Pesquisa: Desenvolvimento de modelos de mapeamento de Competências Comportamentais e Técnicas, por meio de gamificação com uso de Inteligência Artificial, utilizando Deep Learning e Machine Learning (http://www.arbache.com/mobi). Desenvolvimento de pesquisa de modelos para geração de indicadores de aprendizados para inovação, assim como de competências essenciais para inovação (curva de aprendizado e gaps de competências) e obtenção de ROI (Return Over Investment). As pesquisas que estão em desenvolvimento, têm como hipótese que existem modelos inovadores, para mapeamento de aprendizado adaptativo, com o uso de inteligência artificial, para atendimento em empresa e pessoas. Esses indicadores estão em uso, em um dos maiores programas de inovação para o cooperativismo da América Latina, que é fruto de pesquisas realizadas, desenvolvido e concebido por minhas pesquisas (http://www.arbache.com/inovaccop). Atualmente são 75 cooperativas de diversas áreas de atuação e aproximadamente 500 participantes. Estudos acima impactam no desenvolvimento do conceito RH 4.0 ou RH de Precisão, assim como no entendimento do impacto da Gestão por competências em um ambiente de inovador. Desenvolvimento de Inteligências nos dados e métricas - Big data e precisão nas tomadas de decisões na gestão de pessoas. Com os elementos anteriores, estuda-se a estratégia de negócios e estoque de talentos - o que os números revelam para o sucesso nas organizações. Estatística e inteligência estratégica para negócios em ambientes inovadores. Experiência Profissional: CIO (Chief Innovations Officer) da empresa Arbache Innovations especializada em simulação, inovação com foro em HRTech e EduTech – empresa premiada no programa Conecta (http://conecta.cnt.org.br) como uma das 5 entre 500 startups mais inovadoras da América Latina. Empresa Acelerada pela Plug&Play (https://www.plugandplaytechcenter.com) em Sunnyvale, CA – Vale do Silício entre novembro e dezembro de 2018. Desenvolvimento de parceria com o MIT – Massachusetts Institute of Technology para cursos presenciais e digitais – http://www.arbache.com/mitpe, https://professional.mit.edu/programs/digital-plus-programs/who-we-work & https://professional.mit.edu/programs/international-programs/who-we-work

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