O profissional produtivo consegue fazer entregas de qualidade com agilidade, otimizando o consumo de recursos. Essa alta performance colabora intensamente para os resultados e o alcance das metas de seus projetos e da sua empresa.
Colaboradores produtivos são o sonho de toda empresa. Profissionais criativos e que otimizam seu tempo de trabalho, fazendo entregas rápidas e seguindo altos padrões de qualidade são disputados e potencializam os resultados de suas organizações. A busca por produtividade faz parte dos negócios, e as lideranças precisam formar times com práticas e mindsets de alto rendimento para ter sucesso. Mas por onde podemos começar?
Para começar: planejamento é tudo! A produtividade está diretamente ligada a uma boa estruturação das tarefas que precisam ser realizadas. Isso pode ser feito ao listar as atividades que precisam ser realizadas e analisar o grau de importância de cada uma. Assim é possível acompanhar o desenvolvimento da equipe e manter a disciplina, sem perder prazos ou forçar demais os profissionais.
Além disso, uma boa gestão de tempo faz o profissional se sentir mais motivado e melhorar sua performance. Cada pessoa tem uma maneira de gerenciar o seu tempo e, muitas vezes, o que dá certo para uma, pode não funcionar para a outra. É papel da empresa e das lideranças criar meios que orientem e otimizem esse processo. Por exemplo, a adoção de certos processos e ferramentas na rotina podem ser muito úteis.
A produtividade no Brasil
O Brasil se encontra em condições inferiores de produtividade, quando comparado com outros países. Segundo estudo feito pelo Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas, entre 1981 e 2018, a renda per capita do país cresceu 0,9%, enquanto a produtividade expandiu em apenas 0,4%.
O Fórum Econômico Mundial criou um Índice de Competitividade Global responsável por analisar um conjunto de instituições políticas que determinam o nível de produtividade de cada país. Segundo um relatório de 2019, que avaliou 141 países, o Brasil ocupa a 71ª posição no ranking de produtividade. Os primeiros colocados foram países desenvolvidos como Singapura, Estados Unidos, Hong Kong, Holanda e Suíça, respectivamente.
Esses números refletem problemas do Brasil que impedem o desenvolvimento econômico e o crescimento de negócios. Entre eles estão o baixo nível educacional do trabalhador médio brasileiro. O grau de instrução é um fator fundamental para o aumento da produtividade e a geração de valor às empresas.
Outro aspecto é a grande burocracia que envolve processos de abertura de empresas, contratações, demissões, pagamento de impostos, entre outros. Enquanto a preocupação da empresa estiver dividida entre produzir, gerando valor aos clientes, e burocracias, é natural que o Brasil se veja em condições inferiores de competitividade em relação a outras nações.
Essa mudança se faz urgente, se pensarmos nas mudanças que o mercado vive nos últimos anos com o desenvolvimento de inovações e tecnologias que mudam a relação com os clientes e com o trabalho trabalho e exigem novas habilidades dos profissionais. Caso a adaptação demore, o país pode ficar cada vez mais atrás de seus concorrentes globais. O que não significa que as empresas, por conta própria, não podem se adaptar e formar lideranças internas para aumentar a produtividade de suas equipes.
O papel do líder
Para formar equipes mais produtivas, os líderes precisam conhecer os perfis e habilidades de seus colaboradores e criar um ambiente que fomente suas capacidades produtivas. O líder tem um papel fundamental em encontrar a melhor maneira de engajar essas pessoas e trabalhar a produtividade coletiva, visando alcançar as metas coletivas e estimulando a criatividade e autonomia dos profissionais.
Seja através de uma comunicação clara, da estruturação dos projetos ou do uso de processos que facilitem o trabalho em equipe, é importante que todos estejam à vontade para dar insights e se ajudar na execução de cada demanda. Afinal, bons relacionamentos contribuem para que as metas sejam batidas e colaboram para a construção de uma cultura de maior produtividade na empresa.
Agora, vamos conhecer algumas dicas que você pode usar para aumentar sua produtividade e da sua equipe:
- Você não é capaz de fazer várias atividades ao mesmo tempo!
O multitasking ou a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo é visto por muitos como algo essencial para aumentar a produtividade, mas o resultado é exatamente o contrário! Há pesquisas científicas que apontam que, na realidade, o multitasking nem existe. Quando você faz várias coisas ao mesmo tempo, na realidade você está quebrando sua concentração e seu foco entre as atividades.
Com uma atenção fragmentada, a produtividade naturalmente cai e você perde o ritmo de trabalho, por mais que seja sedutora a ideia de concentrar-se em tudo e virar uma máquina de entregar resultados. Por isso, vamos à segunda dica!
- Estabeleça prioridades
Já falamos sobre isso anteriormente, mas é importante reforçar. Se a sua atenção é dividida ao fazer várias coisas ao mesmo tempo, você precisa saber o que é mais importante fazer em cada momento. O que vai agregar mais valor à entrega final ao seu cliente e o que você precisa finalizar com maior urgência? Coloque essas atividades em primeiro plano e realize-as com agilidade. Depois, você pode passar para tarefas secundárias, e assim por diante.
- Crie rotinas em sua equipe
Outra ideia muito sedutora é não ter rotina. Porém, é inegável que elas têm seu valor e ajudam a manter a concentração e realizar as atividades certas na hora certa, dentro do nível de produtividade desejado. A rotina não precisa ser algo chato ou engessado, mas sim um hábito que facilite a compreensão do que deve ser feito em cada momento e com que padrões de qualidade.
- Organização, autoconhecimento e descanso
Três dicas em uma só! Vamos começar pela organização, porque é a mais óbvia: é difícil trabalhar, estudar ou realizar a maior parte das nossas atividades em um ambiente caótico e desorganizado. A organização reduz o consumo de recursos financeiros e de tempo e maximiza a produtividade da equipe.
Além disso, é preciso saber a hora de descansar. Trabalhar muitas horas por dia ou horas a fio pode ser pior do que trabalhar um pouco menos, mas com energia e concentração. Saiba a hora de respirar, comer algo e seguir em frente com a atenção necessária para entregar bons resultados.
E, por fim, o autoconhecimento. Porque para saber a hora de parar e maximizar sua produtividade, é preciso se conhecer. Saiba os horários do dia em que você e sua equipe são mais produtivos(as) e tente organizar suas tarefas de acordo com isso.
- Estabeleça metas de curto, médio e longo prazo
Pensar apenas em metas que você deseja atingir em longo prazo pode ser desanimador, porque você não vê as conquistas chegando no dia a dia e fica pensando apenas no que pode conseguir num futuro distante. Da mesma forma, ter somente metas de curto prazo também não é bom, porque isso não nos dá uma sensação de propósito no que estamos fazendo e no que queremos alcançar.
Portanto, tenha metas de curto, médio e longo prazo, que se complementam e se retroalimentam. Isso ajuda a aumentar a sua motivação e da equipe. É preciso celebrar as pequenas, médias e grandes conquistas e manter o foco para entregar resultados com cada vez maior produtividade. Desmembre as suas metas de longo prazo e entenda as pequenas e médias vitórias que existem no caminho para alcançá-la.
- Divida as atividades em blocos por tipo de tarefa
Esta talvez seja a dica menos clara, mas também é essencial. Muitas vezes, realizamos tarefas de vários tipos ao longo do dia de trabalho. Algumas são atividades operacionais, outras envolvem o uso da criatividade, outras são apenas responder e-mails, além de tarefas que requerem muita concentração, jogo de cintura, habilidades interpessoais e de comunicação, etc.
Portanto, para otimizar seu tempo, quando for possível fazer isso, concentre seus esforços em sequência pelo tipo de tarefas, montando blocos de atividades do mesmo tipo. Por exemplo, comece o dia com demandas operacionais. Por volta do meio-dia, passe para as tarefas mais criativas. Após o almoço, inicie os contatos com clientes. Depois, concentre-se para as atividades mais intelectuais, e termine o dia respondendo e-mails.
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