PorAlexandre Zoppa, PMP, SpP
Hoje é a estreia de nossa participação na coluna de gerenciamento de projeto neste blog e eu gostaria de falar um pouco sobre um assunto que é muito importante no Gerenciamento de Projetos: o Escopo.
Quando falamos em gerenciamento de projetos, a primeira coisa que fazemos é definir o que é um projeto. O PMI (Project Management Institute) define projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (Guia PMBOK®5ª Edição, página 3). Outras instituições e organizações variam essa definição em torno do mesmo ponto: a criação de um produto, serviço ou resultado. E como tornamos tangível a definição desse produto, serviço ou resultado? A resposta a essa pergunta é fácil, simples, direta e conhecida por todos: através da definição do escopo do projeto.
A definição do escopo começa pela descrição e análise dos requisitos do projeto, passa pelo seu detalhamento, formalização e gerenciamento de mudanças, sendo acompanhado e controlado até o seu encerramento. É dever do gerente e de toda a equipe de gerenciamento do projeto definir, acompanhar e controlar o desenvolvimento, gerenciar as mudanças e garantir a execução de todo o escopo, e somente dele, para garantir o sucesso do projeto.
Até aqui, nenhuma novidade, não é? Todo mundo sabe que é preciso gerenciar o escopo do projeto, e conhece as ferramentas e processos para isso. Por isso, quero falar sobre alguns outros assuntos relacionados ao escopo, que nem sempre são citados e, quando são, nem sempre com a devida atenção. Tão importante quando definir o escopo de um projeto é definir o não escopo.Isso mesmo! É preciso definir o que não faz parte do escopo, de forma clara e precisa, e formalizar nos documentos do projeto.
Nesse ponto você pode pensar: se defini o que é o escopo do projeto (declaração clara e detalhada do que será entregue pelo projeto), por exclusão, não defini também o que não é escopo? A resposta para é: NÃO! E esse é um dos maiores perigos e fonte de problemas no gerenciamento de um projeto. Cuidado para não cair nessa armadilha!
A falta de definição clara e formal, no início do projeto, do que não faz parte do escopo causa uma série de problemas na sua execução. Esses problemas podem ser os mais diversos, como: dúvidas do gerente de projetos e sua equipe quanto ao trabalho a ser realizado, ou litígios que podem inviabilizar a sua execução.
Para facilitar o entendimento, vou dar um exemplo. Você esta prestes a iniciar um projeto de construção de uma casa, e menciona na sua Declaração de Escopo a pintura interna e externa da casa como uma de suas entregas. Você acha que esta definição é suficiente? É claro que não, você vai me responder.É preciso definir as cores que serão utilizadas, tanto dentro quanto fora da casa. E isso é suficiente? Ainda não. É necessário definir o tipo de tinta e a forma de aplicação. Então, podemos dizer que uma boa definição para o escopo dessa entrega do projeto seria: pintura interna na cor branca para o teto e areia para as paredes, em tinta acrílica, aplicada com rolo e recortes a pincel, e na cor gelo nas paredes externas, em tinta óleo, aplicada com rolo. Esta definição é suficiente? Aparentemente sim, mas reflita um pouco. Há alguma coisa que você não pretende fazer que pode causar dúvida durante a execução do projeto? Acredito que sua reposta seja: sim, talvez até existam várias. Por exemplo:
- não pintar muros, pisos e ferragens (portas, portões, janelas, etc.);
- não aplicar acabamentos diferenciados como texturas e tintas especiais;
- não fornecer/montar andaimes para acesso em altura;
- não refazer a pintura caso seja danificada por terceiros, entre outras.
Complexo? Sim, e parece que quanto mais você pensa, mais exceções aparecem. E isso num exemplo simples. Imagine num megaprojeto repleto de complexidade e interfaces.
Convencido da importância de definir o não escopo? Então vamos falar de alguns conceitos que ficam entre o escopo e o não escopo e auxiliam na sua definição: as premissas, restrições e limites de bateria.
É claro e natural que ao estudarmos os requisitos de um projeto e detalharmos seu escopo (e agora que você está convencido, o não escopo), surjam dúvidas e indefinições. Muitas delas serão discutidas e esclarecidas com o cliente. Porém, sempre sobrarão algumas que, com o nível de conhecimento que se tem à época, não poderão ser eliminadas. Para esses casos utilizamos as premissas e restrições.
Premissas são hipóteses, definições o mais próximas da realidade quanto possível, que o gerente do projeto assume como verdadeiras na falta de informações precisas sobre um determinado assunto. As premissas permitem que as definições iniciais do projeto sejam elaboradas e o planejamento seja continuado.
Vamos voltar ao nosso exemplo.Se você perguntar ao cliente a cor da tinta a ser utilizada, mas ele não souber responder durante a definição do escopo, não deixe esse ponto em aberto. Adote uma premissa e a formalize nos documentos do projeto. Defina que será utilizada tinta acrílica na cor branca, por exemplo.Mais tarde, durante a execução do projeto, se o cliente quiser utilizar tinta azul acetinada, você poderá caracterizar uma mudança de escopo e incluir a diferença de custo no orçamento do projeto.
Por sua vez, as restrições são limitações impostas ao gerente do projeto e sua equipe, pelo cliente/dono do projeto ou fatores técnicas da sua execução, que devem ser registradas para evitar discussões futuras.
No nosso exemplo, uma restrição ao projeto pode ser a impossibilidade de trabalho aos finais de semana por conta de regras do condomínio onde a casa será construída. Essa restrição deve ser bem documentada, pois é base para o planejamento e orçamento do projeto. Se, por algum motivo, a restrição deixar de existir e o cliente solicitar o trabalho aos sábados, isso se caracterizará como uma mudança de escopo, permitindo ajustes de custo e prazo.
Finalmente chegamos ao limite de bateria, que define os contornos do escopo do fornecedor de um projeto. Agora você vai me perguntar: se defini o que é escopo, e o que não é, além de formalizar as premissas e restrições do meu projeto, não defini os seus limites de bateria? A resposta é: não, necessariamente. Quando gerenciamos grandes projetos, com várias interfaces e múltiplos fornecedores, é importantíssimo definir os limites de bateria entre as interfaces e fornecedores.
Imagine que, no nosso exemplo, a casa a ser construída é muito grande e o prazo para sua execução é curto. Nessa situação você se vê forçado a contratar duas equipes de pintura: uma para a parte externa e outra, para interna. Para você entender o conceito de limite de bateria, responda à seguinte pergunta: quem pinta as portas e as janelas? Depende do limite de bateria definido no projeto. Se o limite de bateria não estiver definido, as portas e janelas podem ser pintadas por dentro por uma equipe e por fora, pela outra, diminuindo a qualidade do serviço; ou podem ser pintadas duas vezes; ou pior, podem não ser pintadas por nenhuma delas, o que forçaria você a contratar outra equipe para pinta-las.
Mas, e se depois de tudo isso o cliente/dono do projeto pede para que você execute uma tarefa ou faça uma entrega que não está no escopo do projeto? Bom, aí você vai precisar definir uma mudança de escopo e gerencia-la durante sua execução. Mas isso já é assunto para outra conversa!
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ReferênciaBibliográfica:
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) -Fifth Edition. USA: Project Management Institute, Inc., 2013.
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