Empreendedorismo e Inovação Gestão de Projetos

O Poder do Encerramento do Projeto

Por Alexandre Zoppa, PMP, SpP, MSP Foundation

Nesse artigo gostaria de conversar com você sobre uma das fases mais importantes de um projeto que, na maioria das vezes, é negligenciada por todos os envolvidos: o Encerramento do projeto.

Então é isso! O projeto esta chegando ao seu fim, as equipes estão sendo desmobilizadas, as entregas estão terminando, as listas com as pendências das entregas realizadas estão sendo gerenciadas e o foco dos stakeholders já esta sendo redirecionado para os novos projetos que veem pela frente. Apesar das dificuldades, desvios aqui e ali, o seu trabalho como Gerente do Projeto terminou. Certo? Errado! Na verdade, muito errado!

Esse é um grande erro cometido muitas vezes no desenvolvimento dos projetos, sejam eles de engenharia, construção, TI ou de qualquer outra natureza. A falta de um encerramento formal do projeto.

No início da minha carreira, eu trabalhava como engenheiro de projetos de uma grande empresa de engenharia do Brasil. Isso já faz um bom tempo e, naquela época, uma frase que muito repetida sobre os projetos era: “Um projeto a gente não termina… a gente abandona!”. É claro que isso era uma brincadeira, mas, como em toda brincadeira, há um fundo de verdade. Naqueles tempos o Gerenciamento de Projetos, como ciência, estava começando a aparecer aqui no Brasil e os processos de gerenciamento não eram muito difundidos e utilizados. Mas, é claro, cada empresa tinha seus processos internos que deveriam ser realizados.

Na prática o que acontece é que nós, como gerentes do projeto, e a própria equipe de gerenciamento, começamos a nos envolver no próximo projeto antes de finalizarmos formalmente o projeto em que estamos trabalhando. Isso é um fato dentro das empresas e até uma necessidade, pois precisamos de um projeto que nos mantenha empregado. Em contra partida, isso leva a um resultado muito pouco saudável para todos os envolvidos no projeto: um projeto aberto, com pendências, se perpetuando na empresa.

Se você não concorda com isso, faça uma pequena pesquisa na sua empresa, ou no seu departamento. Verifique quantos projetos ainda estão ativos, às vezes por falta de fechamento de pequenos detalhes como um termo assinado, ou uma pendência não resolvida. É claro que existem organizações com alta maturidade em projetos, que executam todos os processos com excelência, incluindo os processos de encerramento. Mas, infelizmente, elas ainda são uma minoria.

Encerrar um projeto formalmente inclui a realização de alguns processos que garantem a entrega de todo o seu escopo em conformidade com os requisitos definidos no seu início, a aceitação formal do produto e/ou serviço pelo cliente ou dono do projeto, a emissão de relatório final do projeto com a apuração de desempenho final de prazo, custos e qualidade, a indexação e arquivamento de todos os documentos do projeto, a atualização dos registros de Lições Aprendidas, a liberação formal dos recursos para outros projetos, e, finalmente, a assinatura do termo de encerramento do projeto.

Entre todos esses processos, destaco dois que são muito importantes e que raramente são executados formalmente: o registro das Lições Aprendidas e a liberação formal dos recursos.

Lições Aprendidas é um assunto longo que merece um artigo só para ele. Não tenho a intenção de aprofundá-lo muito neste texto, mas quero destacar que registrar as Lições Aprendidas é uma atividade que deve ser executada durante todo o ciclo de vida do projeto, e que deve ser avaliada e registrada no seu encerramento, tornando-se ativos dos processos organizacionais. A sua importância para a organização é inestimável para garantia de sucesso de projetos futuros.

Outro processo muito importante no encerramento do projeto é o Plano de Liberação de Recursos. Quando o projeto vai se aproximando do seu término é muito importante que o Gerente do Projeto avalie suas necessidades e elabore um Plano de Liberação de Recursos. Este plano deve ser elaborado e comunicado aos recursos envolvidos no projeto e à organização com um todo. Por um lado, isso evita o aumento da ansiedade da equipe que, ao ver o fim do projeto se aproximando, não sabe ao certo qual será seu futuro, permitindo que cada um planeje seus próximos passos; por outro lado, comunica à organização quando os recursos estarão disponíveis para serem utilizados em outros projetos. Além disso, esse plano também protege a execução do projeto, pois impede que seus recursos sejam aliciados e queiram deixar o projeto antes do seu término.

Independente do lado em que você está participando, o encerramento formal do projeto é importantíssimo. Se você trabalha numa empresa que está fornecendo um equipamento ou serviço para compor um empreendimento, a formalização do encerramento do seu projeto garante que o produto foi entregue e aceito, permite que você fature todo o valor do seu projeto (conforme cláusulas contratuais), cessando sua responsabilidade como Gerente do Projeto.

Por outro lado, se você trabalha na empresa dona do projeto, a formalização do seu encerramento garante a aceitação final das entregas, a avaliação e aceitação do desempenho do projeto, seu sucesso ou fracasso, a passagem da responsabilidade para a respectiva área de operação e o seu desligamento formal desse projeto e liberação para início de outro. Muitas vezes seu bônus pode estar atrelado a esses resultados.

O que se vê, com certa frequência, é que os projetos tendem a se prolongar mais que o necessário, por falta de um emprenho dos envolvidos para seu término. Consequentemente, os Gerentes de Projetos se envolvem no início do próximo projeto levando pendências do anterior, que vão se acumulando nas suas responsabilidades. Não é raro ver um Gerente com um número significativo de projetos abertos sob sua reponsabilidade, dividindo sua atenção e energia.

Lembre-se que sua responsabilidade não termina até que o projeto esteja formalmente encerrado. Prime pela excelência até o fim. Realize os processos de encerramento dos seus projetos.

Uma ótima semana a todos!

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida faça contato:

alexandrezoppa@yahoo.com.br

Skype: azoppa

Cel: 11 99272-8307

Referência Bibliográfica:

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition. USA: Project Management Institute, Inc., 2013.

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Alexandre Zoppa

Profissional sênior, certificado PMP e MSP, com vasta experiência na área de Gestão de Portfólios, Programas e Projetos de Mega-projetos e Programas complexos e multidisciplinares.

Competências sólidas em gestão, coordenação, planejamento e controle de projetos, liderança de equipe e comunicação, adquirida através de experiência como PMO, Gerente de Projetos, Coordenador de Planejamento, Gerente de Engenharia e Tecnologia e Especialista em Implantação de Projetos.

Experiente em técnicas de gerenciamento de Mega-projetos, incluindo planejamento e controle, programação, gerenciamento de contratos, análise de risco, relatórios, gerenciamento de custos, gerenciamento de restrições, análise de sinistros e outros, e no desenvolvimento e implementação de metodologias de gestão de Programas e Projetos, com base no PMI e nas Melhores Práticas da Axelos, através da implantação de PMO, para acompanhar a execução de Projetos e a gestão e monitoramento de Programas e Portfólios.

Engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University, é instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista dos sites PMKB e Arbache.

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